どの年齢層からも人気の高い事務のお仕事
事務のお仕事はどの会社にも付きもの。いわゆる「事務職」のお仕事も世の中には溢れかえっています。そんな事務のお仕事は、一般的に営業職などと違い責任が少なく、ストレスを抱えずに働ける人気の職種というイメージが強いです。
ストレスが少ない一方で、多くの人にとって事務の業務内容は「単純なデータ入力」や「書類整理」など、単調な業務のように思われることがあるでしょう。
人によっては「事務のお仕事がしてみたいけど、つまらないのでは？」と思うこともあるかと思います。
確かに、実情としても事務のお仕事は単調なものが多いと思います。私も高校・大学の頃は「事務のデスクワークなんて絶対つまらないから嫌だ！」と考えていました。
しかし、コールセンターで働き、コールセンター内における事務職のお仕事を目の当たりにしたことで、業務の裏には非常に重要な役割があり、やりがいを感じられる要素もたくさんあることを知りました。
この記事では、「事務のお仕事をしようか悩んでいる」「きつくはないけど、やりがいも感じられる事お仕事ってないの？」と事務業務に興味を持つ方に向け、事務の仕事のやりがいについて探求してみようと思います。
単純作業だけじゃない！事務の4つのやりがい
早速、私がコールセンターで事務職のメンバーをマネジメントしてみて、彼らが感じている事務のやりがいを4つご紹介します。
(１)組織のスムーズな運営に貢献できる
社内事務における仕事は、組織の円滑な運営に欠かせません。例えば、会議のスケジュール管理やメンバーの勤怠管理、書類の手配/整理など、細かな作業を通じて全体の効率を向上させる役割を果たしています。これらの作業は、本来はマネジメントをする上司がすべきことを社内事務が担当しています。つまり、自分の貢献が上司のサポートになり、組織の成功に繋がっているのです。秘書とまではいきませんが、間接的であっても社内の偉い人物の助けになることで、やりがいを感じられます。
(２)問題解決スキルを身に着けられる
冒頭で「事務の仕事は責任が少ない」と述べましたが、決してそうは言い切れないと私は思っています。というのも、事務のお仕事であっても、難易度の高い予測不可能な状況に遭遇することがあるからです。
「大人数が参加する会議を、急遽スケジュール変更しなければいけない」「営業が作成した書類のミスを大至急修正しなければいけない」など、実際に私いた部署で事務職の方が遭遇した問題は数え切れません。
いわゆるトラブルが多いとストレスになってしまうとは思いますが、こうした状況でも冷静に対処し、解決策を見つけて対応することで、自己成長にも繋がりますしやりがいを感じる瞬間にもなるでしょう。
また、事務職におけるトラブルは基本的には「社内で完結」するものです。営業職などにおいては「社外の人にも迷惑がかかるトラブル」「金銭的な損害が発生するトラブル」もありますが、事務職の場合はトラブルがあってもそこまで損害は出ないので、やはりストレスは他の職種よりも抑えることができると思います。
(３)専門知識が身につく
事務の分野は常に進化しており、新しいツールやテクノロジーが導入されている企業もあります。私が働くコールセンターでも、簡単なExcelやWordだけでなく、CMでも良く聞くような業務効率化ツールが多々導入されています。
そんなツールの利用方法を習得することで自身のスキルアップに繋がりますし、仕事に活かし生産性を上げられれば、やりがいを感じることができるでしょう。業務効率化ツールを使うスキルはどこの会社にいっても役立つので、事務職から初めてキャリアアップをしたい方にもメリットがあると思います。
また、働く会社の特徴によっては業界や専門分野の知識も身に付きます。私の働くコールセンターでは電話営業をしている部署があるのですが、そこには社内事務ではなく、コールセンター内に事務職があります。電話で営業をかけて、契約に繋がった企業に契約書を送ったり、サービスの詳細が載った資料を送るなど、かなり専門的な業務を対応しています。
部署によっては難易度の高い事務業務もあり、自身のレベルアップが狙えます。
(４)チームワークを発揮できる
事務の仕事には「黙々と作業をし続ける」というイメージを持つ人も多いかもしれませんが、決してそうではありません。実際の事務は、他の部署やチームと連携を取りながら仕事を進めることが多いです。
社内事務であれば社内の関連部署と連携を取り合いますし、営業事務であれば営業担当と密にコミュニケーションを取る必要があります。
私の働くコールセンターでは事務の業務が大変多いため、20人～30人規模の事務チームで連携を取り合いながら仕事をしています。
事務チーム内でも業務を分担しあうためのコミュニケーションを取りますし、他の部署や営業と連携を取り合うこともたくさんあります。
そんな事務職が円滑なコミュニケーション/迅速な業務遂行を果たし、営業職の成果に繋がったときは、営業から感謝の言葉をもらえることもあります。
「自分の仕事が他の人々との協力によって成果に繋がった！」と感じられれば嬉しくなりますね。
事務に向いている人の特徴
事務職のやりがいを知り、「事務のお仕事をやってみたい！」と思った人もいますよね。
そこで、次は「事務のお仕事に向いている人の特徴」をご紹介します！
「事務の知識や資格もないから、できるかわからない」と不安に感じている方は、ぜひ目を通してみてください。
また、事務の求人に応募しようと思っている方は、ここで紹介する「事務に向いている人の特徴」が事務職に応募するうえでのご自身の強みになります。自分に当てはまるところがないかぜひ見てみてください！
(１)物事を細かく考え、計画を立てられる
事務のお仕事には「締め切り」と「隙のない計画性」が重要です。提出しなければいけない書類の作成が遅れると他部署に迷惑がかかりますし、上司が参加できない予定で会議のスケジュールを立ててしまうと会議のスケジュールが決めなおしになってしまいます。
小さなミスが命取りになる事務のお仕事では、1つ1つのお仕事にきちんとした計画を立てて、遂行する力が求められます。
そのため、日常的に、締め切りに間に合わせるのが得意だったり、抜け漏れなくスケジュールなどを立てられたりする方は事務のお仕事で大活躍できるでしょう。
また、ここが苦手な人は、日ごろから細部への注意を払うよう意識をしてみましょう。
(２)コミュニケーション能力が高い
先ほどもご説明しましたが、事務のお仕事では意外にもコミュニケーション能力が重要です。他の部署や人と協力し、情報のやりとりを円滑に行える能力があることが理想です。
対面でのコミュニケーションももちろんですが、時には電話やメール、チャットなどでコミュニケーションを取る必要もあります。言葉だけでなく、文字でのコミュニケーション手法についても慣れておけるといいかと思います。若年層はSNS等で慣れているかと思うので、ここは存分に活かせますね。
(３)柔軟性があり、問題が起きても冷静でいられる
事務のお仕事においても、問題やトラブルはつきものです。単純な作業をただこなすのではなく、問題が発生した際に冷静に対処し、適切な解決策を見つける必要があります。
入社したてだと解決策はわからないと思うので、まずは「報連相」を心がけましょう。自分でわからないままトラブルに対応することで、誤った対応をしてしまう可能性もあるため、冷静な報告・連絡・相談をするのがベストな対応になるかと思います。
また、事務のお仕事には多少の繁閑差があります。例を挙げると、営業事務は営業が案件を取ってこないと仕事が降ってこないですよね。このような、業務量の変化に適応し、柔軟に対応する力も必要です。
「業務が少ない時間に書類整理をし、業務量が多いときに散らからないようにする」といった業務の優先付けもできると良いですね。
(４)マルチタスクが得意
事務のお仕事は多岐に渡るため、複数のタスクを同時にこなす能力が必要です。
優先順位をつけて、効果的に時間を使えるようになりましょう。優先順位をつけるコツとしては、「締め切り」と「重要度」で考えると良いかと思います。
締め切りも近く重要度も高いタスクには早めに着手し、締め切りが先で重要でもないタスクは後回しにすると良いでしょう。
よく陥ることとして、「自分のやりたいことからやり、嫌なことを後回しにしてしまう」ケースが挙げられます。嫌なことであっても、締め切りに間に合わせる力が必要です。嫌なことは、むしろ早めに片づけた方が心が楽になるのでおすすめです（笑）
(５)コンピュータの操作スキルがある
ペーパーレス化が進む現代では、紙運用を減らしている会社も多いです。そのため、コンピュータの操作スキルはもはや必須となってきています。
基本的な操作（クリック、ダブルクリックなど）やタイピングはもちろんですが、ExcelやWordなど、業務でよく使うようなシステムについても使えると評価は上がるかと思います。
事務業務に使える資格も大事ですが、資格がなくても「ここには自身があります！」というポイントがあればなお良いと思います。
例えば、私が働くコールセンターでは、事務職を採用する際の判断軸として「タイピングは、キーボードを見なくてもできるレベルかどうか」「Excelは、関数も使うことができるかどうか」といった基準を設けています。
資格ももちろんですが、学校の授業で習うようなExcelの使い方やタイピングのスキルも重要なので、事務職に応募する際の参考にしてみてください。
(６)チームプレイが得意
コミュニケーション能力の高さについては先ほど述べましたが、「チームプレイを楽しめるか？」も重要だと思います。周りのメンバーを気遣い、時には助け合い、協力体制を築ける人は事務の部署でも大活躍できると思います！
その会社の体制にもよるとは思いますが、私の働くコールセンターでは黙々と作業をしたい人よりはみんなで協力して仕事をしたい人の方が多いです。
部活動などでチームプレイをしていた方や、チームで目標に向かって活動をした経験のある方は、ぜひアピールしてみてくださいね。
(７)学習意欲がある
事務のお仕事も日々変化しています。そのため、「変化に適応する能力」も求められます。
その1つとして、新しいツールや技術の習得となった場合にも積極的に専門知識を向上させようとする姿勢がある人は事務のお仕事に向いているといえます。
私が働くコールセンターでも、毎日のように変化が起き、業務の内容も都度変更になっています。そのため、事務のお仕事とはいっても同じことの繰り返しではなく、臨機応変に対応できる方が向いているのではないかと思っています。
事務の求人は高倍率。効率よく求人を見つけよう
ここまで読んでいただけた方は、「事務のお仕事って全然単純作業じゃない！」と思ったのではないのでしょうか。
確かに、単純作業もあるかとは思うのですが、事務の仕事は変化も多く柔軟性が必要ですし、組織の中で重要な役割を果たし、やりがいを感じる要素がたくさんあります。
組織のスムーズな運営に貢献し、問題解決スキルを発揮し、専門知識を向上させ、チームとの連携を大切にし、会社の成果に繋げる。事務の仕事を通して、こんなに成長をすることができるのです！
そんな事務のお仕事は、なかなかの高倍率です。
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事務のお仕事は会社や部署によっても違いがあるため、不安を抱く方も多いかと思います。
しかし実際のところは、働く職場を見てみるまでわからないですよね。
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